Con cumplimiento obligatorio para el día 8 de diciembre de 2008, el gobierno nacional a través de la ley 87 de 1993 decretó que todas las entidades del estado deben adoptar y estructurar el Modelo Estándar de Control Interno, de tal forma que se implemente una estructura de operación por procesos soportados en el control de la estrategia, la gestión y la evaluación orientándose al logro de los objetivos institucionales y por ende, a los objetivos planificados del orden nacional. La implementación del MECI es complementaria a la de otros sistemas como la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) que tenga o se encuentren en proceso de implementación en cada entidad.
El uso de herramientas tecnológicas para apoyar dicha implementación juega un papel muy importante dado que las instituciones cuentan con sistemas de gestión robustos, con gran cantidad de documentos y diferentes actores con responsabilidad para poder cumplir con las fechas estipuladas. Sin el uso de tecnologías de la información la adopción de estas normas en una entidad resultará más compleja y costosa, con el riesgo adicional de no poder cumplir.
Para apoyar este cumplimiento y después de un trabajo de 7 años ISOLUCION SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A., ha desarrollado una sólida y completa herramienta tecnológica llamada ISOLUCIÓN®, que ha permitido a un importante número de entidades reducir el esfuerzo en la implementación, disminuyendo el uso de papel, los costos asociados al proceso de gestión y logrando de manera eficaz planear, implementar, controlar y mantener el MECI 1000:2005 al igual que la posterior implementación de cualquier norma establecida como el Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma NTCGP: 1000.
ISOLUCIÓN® brinda a las entidades estatales la posibilidad de:
- Cumplir con cada uno de los componentes y subsistemas definidos en el MECI 1000 y el NTCGP 1000, tal como lo definen sus respectivas normas.
- Administrar, controlar, mantener y simplificar la administración documental propia del sistema (codificación, control de cambios, control de versiones y manejo de obsoletos).
- Disminuir radicalmente el tiempo de implementación y cumplimiento.
- Disminuir el tiempo para revisión y aprobación de documentos del sistema, realizando la publicación automática en los listados maestros del ISOLUCIÓN®.
- Distribuir la responsabilidad de las actividades a cada uno de los roles de la organización, mediante la asignación de tareas pendientes notificadas vía email a cada funcionario, controlando y motivando el cumplimiento de las fechas acordadas.
- Conocer el estado real del sistema MECI mediante verificación del cumplimiento de las tareas.
- Apoyar la divulgación, comunicación y evaluación del MECI y el SGC.
- Contar con un sistema de medición basado en tableros de control (Score Card) para el seguimiento al cumplimiento de los indicadores y objetivos estratégicos definidos.
- Clasificar y calificar proveedores para apoyar la conformidad del servicio y evaluaciones periódicas de acuerdo a las disposiciones públicas.
- Realizar evaluaciones electrónicas a los funcionarios para medir la eficacia de las capacitaciones y nivel de conocimiento en cada proceso
- Evaluar las competencias de cada funcionario para encontrar la brecha que existe entre el rol y el perfil del cargo, y enfocarse en mejoramiento basado en estrategias de capacitación.
